Seit einiger Zeit taucht in Fachartikeln und Newslettern ein neuer Begriff auf: die KI-Kompetenzpflicht. Viele Geschäftsführer haben davon gehört, wissen aber nicht genau, was konkret von ihnen verlangt wird. Und während der Tagesbetrieb weiterläuft, bleibt die Frage im Raum stehen: Müssen wir jetzt etwas tun, und wenn ja, was?
Die gute Nachricht vorweg: Die KI-Kompetenzpflicht lässt sich mit überschaubarem Aufwand erfüllen, wenn man weiß, wo man ansetzt. Dieser Beitrag zeigt, was hinter der Pflicht steckt und wie Sie sie Schritt für Schritt umsetzen.
Was bedeutet die KI-Kompetenzpflicht genau?
Die KI-Kompetenzpflicht verlangt, dass Mitarbeitende, die mit KI-Systemen arbeiten, ausreichendes Wissen über deren Funktionsweise, Chancen und Risiken haben. Sie stammt aus dem EU AI Act, der europäischen Verordnung zur Regulierung von künstlicher Intelligenz. Diese Pflicht gilt bereits seit Februar 2025, also früher als viele andere Regelungen des AI Act.
Gemeint ist damit keine Prüfung mit Zertifikat. Es geht darum, dass Mitarbeitende verstehen, was ein KI-System leisten kann und wo seine Grenzen liegen. Wer zum Beispiel ChatGPT für Kundenmails nutzt, sollte wissen, dass die KI auch überzeugend klingende, aber falsche Informationen liefern kann. Genau dieses Grundverständnis fordert die KI-Kompetenzpflicht.
Welche Unternehmen betrifft das?
Die KI-Kompetenzpflicht betrifft grundsätzlich jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt oder anbietet, unabhängig von der Größe. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitenden sind oder ein Logistikunternehmen mit eigener Flotte. Sobald in Ihrem Betrieb jemand mit KI arbeitet, etwa mit Copilot in Outlook, einem Chatbot auf der Website oder einer KI-gestützten Tourenplanung, zählt das dazu.
Auch Mitarbeitende, die KI nur gelegentlich nutzen, fallen unter die Pflicht. Wichtig ist der Bezug zur Aufgabe: Wer mit KI Texte formuliert, Rechnungen prüft oder Daten auswertet, braucht ein Mindestmaß an Wissen über die eingesetzten Werkzeuge. Mehr zu den Hintergründen der Verordnung lesen Sie in unserem Beitrag EU AI Act für KMU.
Wie weisen Sie KI-Kompetenz im Betrieb nach?
Sie weisen KI-Kompetenz am besten durch eine kurze, dokumentierte Schulung nach, die zu den tatsächlich genutzten KI-Anwendungen passt. Ein pauschales Zertifikat reicht nicht aus, weil die Anforderungen je nach Einsatzgebiet unterschiedlich sind. Wer KI nur zum Formulieren von E-Mails nutzt, braucht anderes Wissen als jemand, der KI-Systeme in der Produktion überwacht.
In der Praxis bewährt sich ein einfacher Dreischritt:
- Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge nutzt Ihr Team aktuell, auch inoffiziell?
- Kurzschulung: Eine Stunde reicht oft aus, um Grundlagen, Chancen und typische Fehlerquellen zu vermitteln.
- Dokumentation: Halten Sie fest, wer wann geschult wurde, damit Sie im Zweifel nachweisen können, dass Sie aktiv geworden sind.
Eine solche Schulung muss nicht aufwendig sein. Entscheidend ist, dass sie tatsächlich stattfindet und auf die reale Arbeitssituation im Betrieb eingeht.
Was passiert, wenn Sie die Pflicht ignorieren?
Wenn Sie die KI-Kompetenzpflicht ignorieren, laufen Sie Gefahr, dass Fehler im Umgang mit KI unentdeckt bleiben und im schlimmsten Fall rechtliche oder geschäftliche Folgen haben. Ein Mitarbeiter, der eine falsche KI-Antwort ungeprüft an einen Kunden weiterleitet, kann größeren Schaden anrichten als die KI-Kompetenzpflicht selbst verursacht. Zur konkreten Bußgeldpraxis gibt es bislang wenig gesicherte Aussagen, weshalb wir hier keine Zahlen nennen.
Unabhängig von möglichen Sanktionen lohnt sich die Umsetzung aus einem einfachen Grund: Geschulte Mitarbeitende nutzen KI sicherer und erkennen schneller, wann ein Ergebnis geprüft werden muss. Das spart am Ende Zeit und verhindert peinliche oder teure Fehler.
Ein typisches Beispiel aus dem Mittelstand
Stellen Sie sich einen Speditionsbetrieb mit 30 Mitarbeitenden vor. In der Disposition wird seit einigen Monaten ein KI-Tool zur Tourenplanung genutzt, im Büro schreibt die Teamassistenz Angebote mit Unterstützung von Copilot. Bisher gab es keine einzige Schulung dazu, die Mitarbeitenden haben sich die Werkzeuge selbst beigebracht.
Die Geschäftsführung lässt im Rahmen einer kurzen internen Runde festhalten, wer welche KI-Anwendung nutzt. Anschließend gibt es eine 90-minütige Schulung, aufgeteilt nach Abteilung: Disposition und Büro bekommen jeweils die für sie relevanten Inhalte. Am Ende unterschreiben alle Teilnehmenden eine kurze Teilnahmebestätigung. Der Aufwand lag bei einem Nachmittag, die KI-Kompetenzpflicht ist damit für den aktuellen Stand erfüllt.
Kniffs Tipp
Die Fünf-Minuten-Checkliste
Fragen Sie in der nächsten Teambesprechung offen, wer welche KI-Tools nutzt, auch die, die nicht offiziell eingeführt wurden. Oft kommen dabei Anwendungen ans Licht, von denen die Geschäftsführung gar nichts wusste. Diese Liste ist die Grundlage für eine passgenaue Schulung.
Wo liegen die Stolperfallen?
Eine häufige Stolperfalle ist, die KI-Kompetenzpflicht als einmalige Aufgabe zu behandeln. Sobald neue KI-Werkzeuge eingeführt werden oder neue Mitarbeitende dazukommen, muss die Schulung erweitert oder wiederholt werden. Wer das vergisst, hat schnell wieder eine Lücke.
Eine zweite Falle betrifft den Datenschutz. Wenn Sie in Schulungen reale Kundendaten oder interne Dokumente als Beispiel verwenden, prüfen Sie vorher, ob das zulässig ist. Nutzen Sie stattdessen anonymisierte oder frei erfundene Beispiele, das ist für die Vermittlung von KI-Kompetenz völlig ausreichend.
Und schließlich: Die KI-Kompetenzpflicht ist nur ein Baustein des EU AI Act. Je nachdem, welche KI-Systeme Sie einsetzen, können weitere Pflichten gelten, etwa bei sogenannten Hochrisiko-Systemen. Einen Überblick über die gesamte Verordnung finden Sie in unserer Online-Schulung KI-Kompetenz in 24 Schritten. Die offizielle Quelle für rechtliche Details ist die Europäische Kommission unter digital-strategy.ec.europa.eu.
Setzen Sie sich diese Woche eine halbe Stunde hin und notieren Sie, welche KI-Anwendungen in Ihrem Betrieb tatsächlich im Einsatz sind. Diese Liste ist der erste und wichtigste Schritt zur KI-Kompetenzpflicht.
Häufige Fragen
Seit wann gilt die KI-Kompetenzpflicht für Unternehmen?
Die KI-Kompetenzpflicht gilt seit Februar 2025 und damit früher als viele andere Regelungen des EU AI Act. Sie betrifft Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen oder anbieten, unabhängig von der Betriebsgröße.
Reicht eine kurze Schulung zur Erfüllung der KI-Kompetenzpflicht?
Ja, eine kurze, auf die tatsächlich genutzten KI-Anwendungen zugeschnittene Schulung kann ausreichen. Wichtig ist, dass sie dokumentiert wird und inhaltlich zur Arbeit der Mitarbeitenden passt.
Müssen auch kleine Betriebe die KI-Kompetenzpflicht erfüllen?
Ja, die Betriebsgröße spielt für die KI-Kompetenzpflicht keine Rolle. Entscheidend ist allein, ob und wie KI-Systeme im Unternehmen eingesetzt werden.
