Eine Tabelle mit hundert Zeilen, eine Frage, die eigentlich ganz einfach klingt – und dann sitzen Sie da und überlegen, ob es jetzt SVERWEIS, INDEX oder doch SUMMEWENNS sein muss. Formeln in Excel sind für viele der Punkt, an dem aus einer schnellen Auswertung ein halber Nachmittag wird. Dabei braucht es das gar nicht mehr.
Copilot Excel: Formeln auf Zuruf statt auswendig gelernt
Microsoft 365 Copilot ist in Excel als Chat-Fenster integriert, das neben Ihrer Tabelle sitzt. Statt eine Formel selbst zusammenzubauen, beschreiben Sie in normalen Worten, was Sie wissen wollen. Copilot übersetzt das in eine Formel, trägt sie ein und erklärt in der Regel kurz, was sie tut. Sie müssen also nicht mehr wissen, dass ein SVERWEIS nach einem Wert in einer Spalte sucht und einen passenden Wert aus einer anderen Spalte zurückgibt – Sie müssen nur wissen, welche Frage Sie an Ihre Daten haben.
So gehen Sie Schritt für Schritt vor
- Öffnen Sie Ihre Excel-Tabelle und starten Sie den Copilot-Chat über das entsprechende Symbol in der Menüleiste.
- Markieren Sie den Bereich, um den es geht, damit Copilot weiß, worauf sich Ihre Frage bezieht.
- Formulieren Sie Ihre Frage in normalen Sätzen, zum Beispiel: „Zeig mir alle Aufträge aus Spalte C, die über 500 Euro liegen und im März erfasst wurden.“
- Prüfen Sie den Vorschlag: Copilot zeigt die Formel und meist auch eine kurze Erklärung dazu.
- Übernehmen Sie die Formel erst, wenn das Ergebnis für eine Zeile plausibel aussieht, die Sie selbst nachrechnen können.
Dieser letzte Schritt ist kein Misstrauen gegenüber der KI, sondern einfach guter Stil – genauso, wie Sie auch eine von Hand getippte Formel noch einmal gegenlesen würden.
Auch bei Auswertungen und Diagrammen eine Hilfe
Copilot kann nicht nur einzelne Formeln liefern, sondern auch größere Auswertungen vorschlagen: zum Beispiel eine Pivot-Tabelle, die Umsätze nach Monat und Kunde zusammenfasst, oder ein Diagramm, das Trends sichtbar macht. Die Idee bleibt gleich – Sie beschreiben das Ziel, Copilot schlägt den Weg dorthin vor. Was am Ende aus den Daten herausgelesen wird, entscheiden aber immer noch Sie.
Ein typisches Beispiel
Stellen Sie sich vor, in einer Spedition landet jeden Monat eine lange Excel-Liste mit allen Touren: Datum, Kunde, Kilometer, Kosten. Bisher hat jemand aus der Verwaltung diese Liste von Hand durchsucht, um herauszufinden, welche Kunden besonders viele Touren mit geringer Auslastung hatten. Mit Copilot reicht eine Formulierung wie: „Zeig mir die fünf Kunden mit den meisten Touren unter 60 Prozent Auslastung im letzten Quartal.“ Die passende Formel samt kurzer Zusammenfassung erscheint direkt in der Tabelle – die inhaltliche Einschätzung, was daraus folgt, bleibt bei der Verwaltung.
Kniffs Tipp
Erst eine Zeile prüfen, dann vertrauen
Rechnen Sie das Ergebnis von Copilot für eine einzelne, Ihnen bekannte Zeile von Hand nach, bevor Sie die Formel auf die ganze Tabelle anwenden. So merken Sie sofort, wenn eine Spalte falsch erkannt wurde oder eine Zahl versehentlich als Text gespeichert ist.
Wo Copilot an Grenzen stößt
Copilot in Excel ist kein Ersatz für sauber gepflegte Daten. Wenn Spalten uneinheitlich beschriftet sind, Zahlen als Text gespeichert wurden oder eine Tabelle über Jahre gewachsen und unübersichtlich geworden ist, wird auch die KI keine zuverlässige Formel liefern können. Je unklarer die Ausgangslage, desto eher sollten Sie das Ergebnis genau prüfen, bevor Sie es weiterverwenden – etwa für eine Abrechnung oder einen Bericht an die Geschäftsführung.
Auch beim Datenschutz lohnt ein kurzer Blick: Enthält Ihre Tabelle personenbezogene Daten, etwa Mitarbeiter- oder Kundendaten, sollten Sie vorher klären, ob und wie diese Daten im Rahmen Ihrer Microsoft-365-Umgebung verarbeitet werden dürfen. Das ist keine Frage der Technik, sondern der internen Regeln in Ihrem Betrieb – im Zweifel sprechen Sie das mit Ihrer IT oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Der nächste Schritt
Copilot in Excel nimmt Ihnen das Formel-Auswendiglernen ab, nicht das Nachdenken über Ihre Daten. Wer einmal gesehen hat, wie schnell aus einer Frage eine fertige Auswertung wird, nutzt Excel danach anders. Wenn Sie Copilot und andere Microsoft-365-Werkzeuge nicht nur kennenlernen, sondern direkt an echten Beispielen ausprobieren möchten, ist die KI-Praxis-Werkstatt ein guter Einstieg. Wer lieber direkt im eigenen Betrieb schauen möchte, wo Copilot und Co. am meisten Zeit sparen, kann uns über das kostenlose Erstgespräch ansprechen.
Häufige Fragen
Was kostet die Nutzung von Copilot in Excel?
Copilot in Excel ist Teil von Microsoft 365 Copilot und wird als kostenpflichtige Zusatzlizenz zu Ihrem bestehenden Microsoft-365-Abonnement gebucht. Die genauen Kosten hängen von Ihrem aktuellen Lizenzmodell ab, Details erfahren Sie bei Ihrem Microsoft-Partner oder direkt bei Microsoft.
Muss ich Formeln trotzdem noch verstehen können?
Ein grundlegendes Verständnis schadet nicht, ist aber nicht zwingend nötig, da Copilot Excel die Formel für Sie erstellt und kurz erklärt. Wichtig ist vor allem, dass Sie das Ergebnis anhand einer bekannten Zeile nachrechnen und so prüfen können.
Darf ich personenbezogene Daten mit Copilot in Excel verarbeiten?
Das hängt von den internen Regeln Ihres Betriebs und Ihrer Microsoft-365-Umgebung ab, nicht allein von der Technik. Klären Sie vorab mit Ihrer IT oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob und wie Mitarbeiter- oder Kundendaten verarbeitet werden dürfen.
