Copilot Studio klingt zunächst nach einem weiteren Tool, das Sie erst lernen müssen, dabei löst es ein sehr konkretes Problem: Viel Wissen in Ihrem Betrieb steckt nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitender, nirgendwo sonst aufgeschrieben. Ist die Kollegin im Urlaub oder krank, fehlt genau dieses Wissen allen anderen. Mit einem eigenen Assistenten auf Basis von Copilot Studio können Sie dieses Wissen für das ganze Team zugänglich machen, ohne dass jemand ständig nachfragen muss.
Was ist Copilot Studio überhaupt?
Copilot Studio ist ein Baukasten von Microsoft, mit dem Sie eigene KI-Assistenten erstellen, ohne dafür programmieren zu können. Sie legen fest, welche Informationen der Assistent kennen soll, zum Beispiel interne Arbeitsanweisungen, Preislisten oder häufige Kundenfragen. Der Assistent beantwortet anschließend Fragen dazu, direkt in Microsoft Teams, auf einer internen Webseite oder sogar im Kundenportal.
Damit unterscheidet sich Copilot Studio deutlich vom normalen Copilot, den viele bereits aus Word oder Outlook kennen. Dort hilft Copilot bei Texten und Aufgaben, die direkt vor Ihnen liegen. Ein Assistent aus Copilot Studio kennt dagegen gezielt Ihre eigenen Unterlagen und bleibt bei genau den Themen, die Sie ihm mitgeben. Welche Copilot-Variante für welchen Zweck passt, lesen Sie auch in unserem Beitrag zu den Copilot Lizenzen im Vergleich.
Wie bauen Sie einen eigenen Assistenten mit Copilot Studio?
Der Aufbau läuft in mehreren überschaubaren Schritten ab. Technisches Vorwissen ist dabei kaum nötig, Geduld beim Testen dagegen schon.
- Thema und Zielgruppe festlegen. Was genau soll der Assistent beantworten, und wer soll ihn nutzen? Ein Assistent für neue Mitarbeitende braucht andere Inhalte als einer für Kundenanfragen.
- Wissensquellen anbinden. Sie verknüpfen den Assistenten mit vorhandenen Dokumenten, SharePoint-Ordnern oder Webseiten. Copilot Studio durchsucht diese Quellen, statt selbst Antworten zu erfinden.
- Gesprächsverlauf testen. Sie stellen dem Assistenten typische Fragen und prüfen, ob die Antworten stimmen. Hier zeigt sich oft, welche Unterlagen noch fehlen oder veraltet sind.
- Veröffentlichen und Rechte vergeben. Erst wenn die Antworten verlässlich sind, geben Sie den Assistenten für das Team oder bestimmte Abteilungen frei.
Wichtig dabei: Der Assistent ist nie fertig. Ändern sich Preise, Vorschriften oder Abläufe, muss auch der Assistent aktualisiert werden. Genau das wird in der Praxis gern unterschätzt.
Ein typisches Beispiel aus dem Handwerk
Stellen Sie sich einen Elektrobetrieb mit rund 30 Mitarbeitenden vor. Über Jahre haben sich dort Vorschriften, Checklisten und bewährte Lösungen für wiederkehrende Probleme angesammelt, verteilt auf Ordner, E-Mails und das Wissen einzelner Monteure.
Mit Copilot Studio baut der Betrieb einen internen Assistenten, der genau diese Unterlagen kennt. Ein Monteur kann direkt auf der Baustelle fragen, welche Norm für eine bestimmte Installation gilt oder wie ein ähnlicher Fall früher gelöst wurde. Der Assistent antwortet in Sekunden, statt dass jemand im Büro anrufen und suchen muss.
Kniffs Tipp
Erst sammeln, dann bauen
Bevor Sie Copilot Studio öffnen, sammeln Sie die fünf bis zehn Fragen, die in Ihrem Betrieb am häufigsten gestellt werden, und legen Sie die passenden Unterlagen dazu bereit. Ein Assistent mit wenigen, aber sauberen Quellen ist von Anfang an verlässlicher als einer mit allen Dokumenten der letzten zehn Jahre.
Wo liegen die Grenzen von Copilot Studio?
Copilot Studio ist nur so gut wie die Unterlagen, die Sie ihm geben. Sind Dokumente widersprüchlich, veraltet oder unvollständig, gibt der Assistent genau diese Unsicherheit weiter, manchmal ohne das deutlich zu sagen. Eine gute Vorbereitung der Wissensquellen ist deshalb wichtiger als die Technik selbst.
Beim Datenschutz gilt: Wer Zugriff auf welche Informationen hat, muss klar geregelt sein, besonders wenn Kundendaten oder Personalunterlagen im Spiel sind. Microsoft beschreibt die technischen Grundlagen dazu in der offiziellen Dokumentation zu Copilot Studio. Die Verantwortung für die richtige Konfiguration liegt aber beim Unternehmen selbst.
Wer sich grundsätzlich fragt, was KI im eigenen Betrieb leisten kann und wo rechtliche Pflichten beginnen, findet einen verständlichen Einstieg in unserer Online-Schulung KI-Kompetenz in 24 Schritten. Und wenn Sie unsicher sind, ob sich ein eigener Assistent für Ihren Betrieb überhaupt lohnt, klärt das ein KI-Check vor Ort meist schneller als jeder Selbstversuch.
Ob ein solcher Assistent schon ein KI-Agent ist und wann sich ein Agent lohnt, erklärt der Beitrag KI-Agent im Unternehmen: Hype oder echte Hilfe?.
Wie Sie das Wissen im Team ordnen, bevor ein Assistent darauf zugreift, lesen Sie in Wissensmanagement mit KI: Schluss mit dem Suchen.
Schreiben Sie einmal auf, welche Fragen neue Mitarbeitende in der ersten Woche am häufigsten stellen. Genau diese Liste wäre ein guter erster Startpunkt für einen eigenen Assistenten mit Copilot Studio.
Häufige Fragen
Was kostet Copilot Studio?
Die Kosten für Copilot Studio hängen vom gewählten Lizenzmodell und der Nutzung ab, etwa der Anzahl an Gesprächen pro Monat. Verlässliche aktuelle Preise erfahren Sie direkt bei Microsoft oder Ihrem Lizenzpartner, da sich diese Modelle immer wieder ändern.
Brauche ich Programmierkenntnisse für Copilot Studio?
Nein, Copilot Studio ist bewusst als No-Code-Werkzeug aufgebaut, das Sie über Menüs und einfache Eingaben bedienen. Für komplexere Automatisierungen, etwa die Anbindung externer Systeme, kann technisches Hintergrundwissen trotzdem hilfreich sein.
Ist Copilot Studio DSGVO-konform einsetzbar?
Microsoft stellt mit Copilot Studio die technischen Grundlagen für einen datenschutzkonformen Betrieb bereit, etwa über Rechteverwaltung und Zugriffssteuerung. Ob der konkrete Einsatz in Ihrem Betrieb den Vorgaben entspricht, hängt von der Konfiguration und den verwendeten Datenquellen ab und sollte im Einzelfall geprüft werden.
