Wer die Auftragserfassung automatisieren möchte, kennt meist schon das tägliche Bild: Jeden Morgen landen neue Bestellungen im Postfach, und jemand tippt die Positionen von Hand ins Warenwirtschaftssystem. Artikelnummern müssen gesucht und Mengen geprüft werden, oft mehrfach am Tag. Das kostet Zeit, die an anderer Stelle fehlt, und kleine Tippfehler schleichen sich trotzdem ein.
Dabei liegen die Daten längst vor. Der Kunde hat alles sauber per Mail geschickt, als Fließtext, als PDF oder als Excel-Anhang. Die eigentliche Arbeit besteht nur noch darin, diese Daten aus der Mail ins richtige System zu bekommen. Genau hier setzt Automatisierung an.
Wie lässt sich die Auftragserfassung automatisieren?
Im Kern liest eine Automatisierung die eingehende Mail, erkennt die Bestelldaten und trägt sie in Ihr System ein, ohne dass jemand von Hand tippt. Wer die Auftragserfassung automatisieren will, braucht dafür meist zwei Bausteine: ein Werkzeug, das die Mail abgreift und weiterverarbeitet, zum Beispiel Power Automate, und eine KI-Komponente, die den Text oder das angehängte Dokument ausliest.
Diese Kombination entscheidet, ob eine Nachricht nur weitergeleitet wird oder ob tatsächlich ein Auftragsentwurf dabei herauskommt. Für die Auftragserfassung automatisieren zu können, braucht es in der Regel keine komplett neue Software, wenn Ihr Unternehmen bereits mit Microsoft 365 arbeitet. Die Bausteine dafür sind oft schon vorhanden, sie müssen nur sinnvoll verknüpft werden.
Welche Werkzeuge erkennen Bestelldaten in E-Mails?
Meist übernimmt eine KI-Funktion wie der AI Builder in Power Automate das Auslesen von Texten und Dokumenten. Sie erkennt Felder wie Kundennummer, Artikel und Menge auch dann, wenn die Mail keine feste Tabellenstruktur hat. Bei Anhängen wie gescannten Bestellformularen kommt zusätzlich eine Texterkennung zum Einsatz, die Schrift in verwertbaren Text umwandelt.
Wer lieber mit einem eigenen Assistenten arbeiten möchte, kann diesen auch über Copilot Studio aufbauen und dort gezielt auf Bestellmails trainieren. Ähnliche Technik steckt übrigens auch hinter der automatischen Ablage von Rechnungen, wie wir sie im Beitrag Rechnungen automatisch ablegen beschrieben haben. Das Prinzip ist vergleichbar, nur landen die Daten am Ende in einem Auftrag statt in der Buchhaltung.
Wie läuft der Ablauf von der Mail bis zum fertigen Auftrag?
In der Praxis sieht ein typischer Automatisierungsablauf so aus:
- Eine neue Bestellmail kommt an, die Automatisierung erkennt Absender und Betreff.
- Die KI liest den Fließtext oder den Anhang aus und extrahiert Positionen, Mengen und Kundennummer.
- Die erkannten Daten werden mit dem Artikelstamm abgeglichen, damit Nummern und aktuelle Preise stimmen.
- Ein Entwurf des Auftrags landet im Warenwirtschaftssystem oder geht als Vorschlag an eine zuständige Person.
- Ein Mitarbeiter prüft den Vorschlag kurz und bestätigt ihn, erst dann wird der Auftrag verbindlich.
Deshalb lohnt es sich, die Auftragserfassung automatisieren zu lassen, sobald täglich mehr als eine Handvoll Mails hereinkommen. Der Mensch bleibt im Spiel, aber nur noch für die Kontrolle, nicht mehr für das Abtippen.
Ein typisches Beispiel: Ein Fachhändler für Elektroinstallationsmaterial bekommt Bestellungen von Handwerksbetrieben, teils als strukturierte Excel-Liste, teils als kurze Mail mit Stichworten. Für die Excel-Bestellungen übernimmt die Automatisierung die komplette Übertragung in die Warenwirtschaft. Bei den formlosen Mails erstellt die KI einen Entwurf, den ein Mitarbeiter in wenigen Sekunden gegenprüft, statt die Zeilen komplett neu einzutippen.
Kniffs Tipp
Formate zählen, bevor Sie automatisieren
Sammeln Sie eine Woche lang alle eingehenden Bestellmails in einem eigenen Ordner und zählen Sie, wie viele unterschiedliche Formate dabei vorkommen. So sehen Sie schnell, ob eine einfache Automatisierung reicht oder ob mehrere Varianten abgedeckt werden müssen.
Wo stößt automatisierte Auftragserfassung an Grenzen?
Auch wenn Sie die Auftragserfassung automatisieren, bleibt ein Mensch an der entscheidenden Stelle. Sehr unterschiedliche Mailformate, handschriftliche Notizen auf Scans oder ungewöhnliche Abkürzungen senken die Erkennungsrate deutlich. In solchen Fällen prüft die Automatisierung nur vor, die endgültige Entscheidung trifft weiterhin ein Mitarbeiter.
Beim Datenschutz gilt: Kundendaten wie Namen, Adressen und Bestellinhalte sind personenbezogene oder zumindest schützenswerte Geschäftsdaten. Bevor eine Mail an einen KI-Dienst geschickt wird, sollte ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter bestehen, und die Daten sollten nicht in zusätzlichen Tools ohne klare Regelung landen. Einen guten Überblick zum sauberen Umgang mit solchen Themen bietet die Website des Bundesbeauftragten für den Datenschutz. Wer unsicher ist, wo genau in seinem Betrieb Automatisierung sinnvoll ist und wo nicht, bekommt beim KI-Check vor Ort eine ehrliche Einschätzung dazu.
Wer sich zusätzlich mit anderen Unternehmern aus der Region austauschen möchte, wie sie ähnliche Aufgaben gelöst haben, ist beim KI-Stammtisch richtig. Dort geht es genau um solche Praxisfragen, nicht um graue Theorie.
Probieren Sie es am besten direkt aus: Nehmen Sie sich morgen die letzten fünf Bestellmails aus Ihrem Postfach vor und schauen Sie sich an, wie viele Positionen sie jeweils enthalten und in welcher Form die Angaben stehen. Das zeigt Ihnen schon, wie groß der erste Schritt in Richtung Automatisierung tatsächlich wäre.
Häufige Fragen
Was kostet es, die Auftragserfassung automatisieren zu lassen?
Das hängt stark davon ab, wie viele unterschiedliche Mailformate und Systeme angebunden werden müssen. Wer bereits Microsoft 365 nutzt, braucht oft keine zusätzliche Lizenz, der Aufwand steckt vor allem in der Einrichtung der Automatisierung.
Funktioniert das auch bei uneinheitlichen oder handschriftlichen Bestellungen?
Nur eingeschränkt, denn die Texterkennung arbeitet am zuverlässigsten mit einigermaßen strukturierten Angaben. Bei sehr unterschiedlichen oder handschriftlichen Formaten sollte immer ein Mitarbeiter den Vorschlag kurz gegenprüfen.
Welche Kundendaten darf die KI bei der Auftragserfassung verarbeiten?
Nur die Daten, die für die Bearbeitung des Auftrags tatsächlich nötig sind, etwa Kundennummer, Artikel und Menge. Vor dem Einsatz sollte ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Anbieter bestehen, damit die Verarbeitung rechtlich sauber geregelt ist.
