Freitagnachmittag, Montag soll die Präsentation beim Kunden stehen: Sie haben Notizen, ein Angebot, vielleicht ein Word-Dokument – aber keine Folien. Also setzen Sie sich hin, klicken sich durch Layouts, suchen passende Bilder und formulieren Stichpunkte in ganze Sätze um. Zwei Stunden später ist die Präsentation fertig, aber der Feierabend ist hin. Dabei kennt fast jeder im Büro dieses Spiel: Der Inhalt ist eigentlich längst im Kopf oder auf dem Papier, nur das Drumherum frisst die Zeit.
Genau hier setzt Copilot in PowerPoint an. Die KI-Funktion von Microsoft 365 nimmt Ihnen die Formatierungsarbeit ab und baut aus vorhandenem Text einen ersten Foliensatz. Sie müssen nicht mehr bei einer leeren Folie anfangen, sondern bei einem brauchbaren Entwurf.
Wie Copilot aus Text eine Präsentation macht
Copilot in PowerPoint kann auf zwei Arten starten:
- Aus einem bestehenden Dokument: Sie haben ein Word-Dokument, eine PDF oder Notizen in Outlook? Copilot liest den Inhalt und schlägt eine Gliederung mit Folien vor – inklusive Überschriften, Stichpunkten und teils passenden Bildvorschlägen.
- Aus einer kurzen Beschreibung: Sie beschreiben in ein, zwei Sätzen, worum es geht, zum Beispiel „Präsentation für ein Kundengespräch zu unserem neuen Serviceangebot in der Logistik“. Copilot erstellt daraus einen ersten Vorschlag, den Sie anschließend anpassen.
Wichtig zu wissen: Copilot erfindet die Inhalte nicht frei, sondern arbeitet mit dem, was Sie ihm geben oder was im Unternehmen an Dokumenten hinterlegt ist, sofern die Berechtigungen das zulassen. Je besser die Vorlage, desto besser das Ergebnis.
Der erste Entwurf steht – und jetzt?
Der von Copilot erstellte Foliensatz ist ein Anfang, kein fertiges Produkt. Nach dem ersten Vorschlag lohnt sich ein zweiter Blick:
- Reihenfolge prüfen: Stimmt der rote Faden für Ihr Publikum?
- Zahlen und Fakten gegenlesen: Stimmen die übernommenen Angaben noch, oder sind sie veraltet?
- Ton anpassen: Copilot formuliert oft sehr allgemein. Für ein Kundengespräch braucht es häufig eine persönlichere Sprache.
- Bilder austauschen: Vorgeschlagene Bilder sind meist generisch. Eigene Fotos von Produkten oder Baustellen wirken glaubwürdiger.
Sie können Copilot auch nach dem ersten Entwurf weiter nutzen: etwa um einzelne Folien zu kürzen, eine Folie in Stichpunkte statt Fließtext umzuwandeln, oder um ein einheitliches Design über die ganze Präsentation zu legen.
Ein typisches Beispiel aus dem Handwerksbetrieb
Stellen Sie sich einen Elektrobetrieb vor, der sich bei einem größeren Bauprojekt als Subunternehmer vorstellen soll. Der Chef hat alle wichtigen Infos in einem Angebot und ein paar Stichpunkten zur Firmengeschichte zusammengetragen – aber keine Zeit, daraus noch eine Präsentation zu basteln. Er lässt Copilot aus dem Angebotstext eine Gliederung vorschlagen: Folie 1 Firma kurz vorgestellt, Folie 2 Leistungsspektrum, Folie 3 Referenzprojekte, Folie 4 Ansprechpartner. Die Grundstruktur steht in wenigen Minuten. Anschließend tauscht er die Platzhalterbilder gegen echte Fotos von abgeschlossenen Baustellen aus und passt die Formulierungen an seinen Stil an. Aus einer halben Stunde Formatierungsarbeit wird so ein kurzer Feinschliff.
Kniffs Tipp
Mit Stichpunkten statt Fließtext starten
Geben Sie Copilot möglichst strukturierte Stichpunkte statt langer Fließtexte als Grundlage – das Ergebnis ist dann meist deutlich übersichtlicher und braucht weniger Nacharbeit. Testen Sie es zuerst an einer unwichtigen internen Präsentation, bevor Sie es für Kundentermine einsetzen.
Grenzen und Stolperfallen
Copilot in PowerPoint ist eine Unterstützung, kein Ersatz für inhaltliches Nachdenken. Ein paar Punkte, die Sie im Blick behalten sollten:
- Qualität hängt an der Vorlage. Ist das Ausgangsdokument unklar oder lückenhaft, wird auch die Präsentation unklar.
- Fachliche Details prüfen. Technische Angaben, Preise oder Zusagen gegenüber Kunden sollten Sie immer selbst gegenlesen, bevor die Präsentation rausgeht.
- Unternehmensdaten und Datenschutz. Wenn Copilot auf interne Dokumente zugreift, gilt: Nur das, worauf Sie ohnehin Zugriff haben, landet auch im Vorschlag. Trotzdem lohnt ein Blick in die Berechtigungen, besonders bei sensiblen Kundendaten.
- Nicht jede Funktion ist überall gleich verfügbar. Je nach Microsoft-365-Lizenz und Copilot-Paket unterscheidet sich der Funktionsumfang. Im Zweifel lohnt ein Blick in die aktuellen Microsoft-Informationen zu Ihrem Lizenzmodell.
Der nächste Schritt
Copilot in PowerPoint lohnt sich besonders dann, wenn Präsentationen bei Ihnen regelmäßig anfallen – für Kundentermine, interne Abstimmungen oder Angebote. Wie Sie Copilot in Word, Outlook und PowerPoint im Alltag sinnvoll kombinieren, zeigen wir praxisnah in der KI-Praxis-Werkstatt. Wenn Sie zuerst herausfinden möchten, wo in Ihrem Betrieb KI am meisten Zeit sparen kann, ist der KI-Check vor Ort der passende Einstieg. Und wenn Sie einfach unverbindlich reden möchten, wo bei Ihnen der Kniff steckt, vereinbaren Sie gern ein kostenloses Erstgespräch.
Häufige Fragen
Was kostet die Nutzung von Copilot in PowerPoint?
Copilot in PowerPoint ist Teil bestimmter Microsoft-365-Lizenzen mit Copilot-Paket und nicht automatisch in jedem Abo enthalten. Wie hoch die Kosten für Ihr Unternehmen ausfallen, hängt vom gebuchten Lizenzmodell ab, deshalb lohnt sich ein Blick in die aktuellen Microsoft-Informationen zu Ihrem Vertrag.
Wie viel Zeit spart Copilot in PowerPoint wirklich?
Das hängt stark von der Vorlage ab: Liegen bereits strukturierte Stichpunkte oder ein Angebotstext vor, kann aus einer halben bis zwei Stunden Formatierungsarbeit ein kurzer Feinschliff von wenigen Minuten werden. Ganz ohne Nacharbeit geht es aber nicht, da Reihenfolge, Zahlen und Ton geprüft werden sollten.
Ist die Nutzung von Copilot in PowerPoint datenschutzkonform?
Copilot greift nur auf Dokumente zu, auf die Sie ohnehin Zugriffsrechte haben, es werden also keine zusätzlichen Berechtigungen vergeben. Dennoch lohnt sich gerade bei sensiblen Kundendaten ein genauer Blick in die bestehenden Berechtigungen im Unternehmen, bevor Sie Copilot produktiv einsetzen.
