Lieferscheine automatisch erfassen klingt nach großer Technik, am Ende geht es aber nur darum, eine lästige Aufgabe loszuwerden: Jeden Tag kommen Lieferscheine, Frachtbriefe und Wiegescheine ins Büro, und jemand tippt Artikelnummern, Mengen und Lieferantennamen von Hand in die Warenwirtschaft. Das kostet Zeit, die an anderer Stelle fehlt, und ein vertippter Wert fällt oft erst beim Abgleich mit der Rechnung auf. Kein Wunder, dass viele Betriebe nach einem Weg suchen, diesen Schritt der KI zu überlassen.
Wie lassen sich Lieferscheine automatisch erfassen?
Mit einer Kombination aus Texterkennung und künstlicher Intelligenz lassen sich Lieferscheine automatisch erfassen, ohne dass jemand die Angaben abtippt. Das System liest das eingescannte Dokument oder Foto, erkennt die einzelnen Felder und ordnet sie den passenden Kategorien zu, etwa Lieferant, Artikelnummer, Menge und Lieferdatum. Die erkannten Werte werden anschließend direkt in die Warenwirtschaft, das ERP-System oder eine Tabelle übertragen.
Der Unterschied zur klassischen Texterkennung liegt darin, dass die KI nicht nur Buchstaben liest. Sie versteht auch, in welchem Feld welche Information steht, selbst wenn das Layout von Lieferant zu Lieferant unterschiedlich aussieht. Genau das macht die automatische Erfassung von Lieferscheinen so praktisch, denn in der Praxis liefert kaum ein Lieferant seine Papiere im gleichen Format.
Welche Technik steckt hinter der automatischen Erfassung?
Meist kommen Dienste zur Dokumentenerkennung zum Einsatz, etwa Azure AI Document Intelligence von Microsoft, die Formulare und Tabellen in Lieferscheinen erkennen. Diese Systeme nutzen vortrainierte Modelle für Lieferscheine und Rechnungen oder lernen anhand eigener Beispiele, wie ein bestimmtes Lieferantenformat aufgebaut ist. Wie das bei Rechnungen bereits gut funktioniert, haben wir im Beitrag Rechnungen automatisch ablegen beschrieben, bei Lieferscheinen läuft die Technik im Kern ähnlich.
Die erkannten Daten lassen sich anschließend per Automatisierung, zum Beispiel mit Power Automate, direkt weiterverarbeiten, prüfen und ablegen. Ähnlich wie bei der Auftragserfassung landen die Werte am Ende dort, wo sie gebraucht werden, ohne einen zusätzlichen Tippschritt dazwischen.
Wie läuft die Erfassung im Alltag ab?
Ein typisches Beispiel: Stellen Sie sich eine Spedition vor, bei der täglich mehrere Dutzend Lieferscheine von unterschiedlichen Lieferanten eingehen, jeder mit eigenem Format und eigener Schriftart. Bisher tippte eine Mitarbeiterin die Positionen von Hand in die Software, verglich Mengen und entzifferte handschriftliche Vermerke am Rand. Mit einer automatisierten Erfassung scannt sie die Lieferscheine nur noch ein, die KI liest die Positionen aus und schlägt sie zur Freigabe vor.
Die Mitarbeiterin prüft dann hauptsächlich die auffälligen Fälle, der Rest läuft automatisch weiter in die Disposition oder Buchhaltung. Auch im Handwerk hilft das: Wer Material direkt auf der Baustelle entgegennimmt, kann den Lieferschein mit dem Handy fotografieren, statt ihn abends im Büro mühsam abzutippen.
Kniffs Tipp
Testlauf mit drei Lieferscheinen
Nehmen Sie sich drei typische Lieferscheine von unterschiedlichen Lieferanten und lassen Sie diese testweise durch ein KI-Tool wie Copilot oder einen Dokumentenerkennungsdienst laufen. So sehen Sie schnell, wie gut unterschiedliche Formate erkannt werden, bevor Sie in eine größere Automatisierung investieren.
Wo stößt die automatische Erfassung an ihre Grenzen?
Handschrift, schlechte Scans und völlig neue Formate bringen auch die beste KI ins Stolpern. Besonders bei handschriftlichen Mengenkorrekturen, die oft direkt auf dem Lieferschein vermerkt werden, sollte ein Mensch stichprobenartig gegenprüfen, bevor die Daten weiterverarbeitet werden. Lieferscheine enthalten häufig auch personenbezogene Daten, etwa Namen von Fahrern oder Ansprechpartnern, deshalb lohnt sich vorab ein Blick darauf, wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden. Einen ersten Überblick zum Thema Datenschutz bietet die Seite des BfDI.
Wer sich grundsätzlich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen für solche automatisierten Verfahren beschäftigen möchte, findet in der Online-Schulung KI-Kompetenz in 24 Schritten eine verständliche Einführung. Und wenn Sie herausfinden wollen, ob sich die automatische Erfassung von Lieferscheinen in Ihrem Betrieb überhaupt lohnt, ist der KI-Check vor Ort ein guter erster Schritt.
Probieren Sie es selbst aus: Legen Sie sich morgen früh den unübersichtlichsten Lieferschein der letzten Woche bereit und scannen Sie ihn testweise mit einer KI-gestützten Texterkennung, etwa über eine Office-Anwendung mit Copilot. Schauen Sie sich an, wie viele Felder korrekt erkannt werden, das zeigt Ihnen schnell, was in Ihrem Betrieb schon heute möglich ist.
Häufige Fragen
Was kostet es, Lieferscheine automatisch erfassen zu lassen?
Die Kosten hängen vom Umfang ab: Für kleinere Mengen reichen oft vorhandene Lizenzen wie Microsoft 365 mit Power Automate, bei größeren Volumen kommen zusätzliche Dienste zur Dokumentenerkennung hinzu. Pauschale Zahlen gibt es nicht, weil Lieferantenvielfalt und Formatunterschiede den Aufwand stark beeinflussen.
Funktioniert die Erfassung auch bei handschriftlichen Lieferscheinen?
Teilweise, aber die Erkennungsqualität schwankt stark je nach Handschrift und Scanqualität. Bei handschriftlichen Vermerken empfiehlt es sich, die automatisch erfassten Werte stichprobenartig von Mitarbeitenden gegenprüfen zu lassen.
Ist die automatische Erfassung von Lieferscheinen datenschutzkonform?
Das kommt darauf an, wo und wie die Daten verarbeitet werden, etwa ob der Dienst innerhalb der EU betrieben wird und klare Zugriffsrechte bestehen. Da Lieferscheine oft personenbezogene Daten wie Fahrernamen enthalten, sollte das vor der Einführung geprüft werden.
